Il nostro assistente digitale per semplificare le attività di ricerca e assistenza digitale
Helptic AI ChatBot (Botsy) è un assistente virtuale sviluppato per il nostro Istituto dall’AD Giovanni Ricciardi con la collaborazione della Commissione Digitale, per supportare docenti e personale amministrativo nella ricerca di documenti e assistenza quotidiana.
Non è propriamente una “AI” ma conserva nel suo nome tale riferimento in quanto è stato interamente sviluppato in collaborazione con ChatGPT e Claude, due delle AI più avanzate del momento, senza scrivere manualmente una sola linea di codice. (Qui il codice per i curiosi)
Grazie a funzionalità avanzate, consente di risparmiare tempo, migliorare l’efficienza e garantire un supporto preciso e tempestivo.
Da oggi viene rilasciata la prima versione, che potrebbe presentare ancora alcuni bug e problemi che verranno risolti durante l’utilizzo.
Dove trovare Botsy
Helptic AI ChatBot è disponibile esclusivamente per il personale scolastico (docenti e personale ATA) attraverso:
- App Gmail con l’account istituzionale (@icscarpa.edu.it)
- App Chat di Google Workspace
Per accedere, è sufficiente:
- Aprire Gmail o Chat con il proprio account istituzionale
- Botsy è già installato per tutti nella sezione Chat di gmail o nell’app Chat Google. (icona CHAT)
- Cliccare sul logo del Bot già presente e iniziare la conversazione salutandolo e scrivendo la propria richiesta
Nota: Il servizio è accessibile solo con gli account istituzionali del personale e non è visibile agli studenti.
Funzioni principali
Menu Principale con 4 opzioni:
- 1- Drive (cerca documenti e moduli)
- 2- Segreteria (richieste informazioni)
- 3- FAQ e funzionalità disponibili
- 4- Segnalazione problemi
Gestione Documenti
Ricerca di documenti e moduli: Helptic AI ChatBot è in grado di trovare rapidamente documenti istituzionali, verbali e moduli archiviati nei drive condivisi. Basta descrivere ciò che si cerca per ottenere risultati precisi e mirati.
- Cerca documenti nel Drive dell’istituto
- Riconosce varie forme di richieste (es. “cerca verbale”, “trova modulo”)
Voucher WiFi
Gestione voucher Wi-Fi: Consente di richiedere e ricevere voucher di accesso alla rete Wi-Fi in modo sicuro e tracciabile, ottimizzando l’accesso alle risorse digitali.
- Gestisce la distribuzione di voucher WiFi
- Tiene traccia dei voucher assegnati
- Invia notifiche email sulla cancellazione del precedente quando viene richiesto un secondo voucher
Comunicazione con la Segreteria
Assistenza amministrativa: Facilita la comunicazione con uffici specifici come l’Ufficio Didattica, Personale o Contabilità, inoltrando richieste in modo semplice e diretto.
- Può inviare email a diversi uffici (Didattica, Personale, Contabilità, DSGA)
- Formatta automaticamente le richieste che vengono recapitate per email agli uffici
Sistema FAQ
FAQ sempre aggiornate: Risponde a domande frequenti su sistemi, procedure e risorse, garantendo un aiuto immediato e preciso per problemi comuni.
- Risponde a domande frequenti sul digitale
- Usa un sistema di matching intelligente per trovare la risposta più pertinente
Gestione Utenti
Consulenza e supporto digitale: Fornisce indicazioni su come gestire al meglio strumenti digitali come Gmail e Google Drive, migliorando la produttività.
Gestione dati:
- Tiene traccia degli utenti e dei loro stati
- Gestisce timeout delle conversazioni
- Memorizza le ultime interazioni
Come è sviluppato
Il bot usa vari fogli Google per memorizzare:
- Database documenti
- FAQ
- Voucher WiFi
- Dati utente (nome utente, ora e data di utilizzo, logs completi)
- Timeout delle sessioni
È progettato per essere user-friendly e rispondere in modo naturale alle richieste, con un sistema di fallback per quando non capisce una richiesta.
Vantaggi di Helptic AI ChatBot
Helptic AI ChatBot è stato sviluppato per rispondere alle esigenze del personale scolastico, fornendo un supporto immediato e riducendo il carico di lavoro. La sua capacità di comprendere e processare richieste in linguaggio naturale lo rende uno strumento indispensabile per migliorare la gestione delle attività di supporto digitale.
Con Helptic AI ChatBot, non è necessario perdere tempo a cercare informazioni nei drive o contattare manualmente helptic: tutto è a portata di mano, in un’unica piattaforma: Gmail o Google Chat.
Il sistema non è esente da errori e possibili bug che via via verranno sistemati anche grazie alle vostre segnalazioni e richieste. Al momento possiamo garantire le funzionalità comunicate. Questo progetto potrà crescere anche grazie alle vostre segnalazioni e suggerimenti.
Esempi di interazione con Botsy
Per segnalare malfunzionamenti o suggerimenti: helptic@icascarpa.edu.it